Freelancer ve Serbest Mühendis Finansal Kayıt Sistemi

Serbest çalışmaya geçtiğim ilk yıl, gelirim bir önceki işimden yüksekti ama yıl sonunda elimde kalan para daha azdı. Sebebini anlamam epey sürdü: parayı kazanıyordum, fakat kaydını tutmuyordum. Faturayı kestiğim gün "bu ay iyi geçti" diyor, üç ay sonra gelen vergi ve prim yükümlülüğünde şaşırıyordum. Kendi kasamda düzen kurmam, aslında karmaşık bir muhasebe programı almakla değil, üç dört basit alışkanlıkla oldu.

Aşağıda anlattıklarım yazılım geliştirici, grafik tasarımcı, çevirmen, serbest mühendis gibi projeden projeye çalışan herkes için geçerli. Amacım sana mali müşavirinin işini öğretmek değil; ay sonunda kendi durumunu on dakikada görebileceğin bir sistem kurdurmak. Serbest meslek muhasebe tarafında resmî defterler zaten müşavirinde tutuluyor, ama senin kendi takibin olmadan o defterler sana hiçbir şey anlatmaz.

Kişisel ve İşletme Parasını Birbirinden Ayırmak

Yaptığım en büyük hata, tek hesap kullanmaktı. Müşteri ödemesi, market alışverişi, vergi parası, kira... hepsi aynı bakiyede duruyordu. O bakiyeye bakıp "rahatım" diyordum, halbuki içindeki paranın önemli bir kısmı benim değildi.

Üç hesap kuralı

Şu anda üç ayrı yerde para tutuyorum ve bu düzeni bozmuyorum:

• Tahsilat hesabı: Bütün müşteri ödemeleri buraya gelir. Buradan alışveriş yapmam, kart bağlamam.
• Yükümlülük hesabı: Vergi, prim ve muhtemel iade/iptal payı için ayırdığım para. Dokunulmaz.
• Kişisel hesap: Kendime her ay ödediğim maaş buraya geçer. Ev bütçem yalnızca bu hesaptan yürür.

Bu ayrımı yapınca aylık bütçe planı da anlamlı hale geldi, çünkü artık dalgalı bir gelirle değil, kendime belirlediğim sabit maaşla bütçe kuruyorum.

Kendine sabit maaş ödemek

Son on iki ayın tahsilatlarını topladım, ortalamasını aldım ve o ortalamanın yaklaşık yüzde yetmişini kendime aylık maaş olarak belirledim. Bereketli aylarda fazlası tahsilat hesabında birikiyor, boş aylarda oradan tamamlanıyor. İlk kez o zaman "bu ay iş gelmedi" paniğinden kurtuldum. Freelance hayatın en yorucu tarafı gelirin değişkenliği değil, o değişkenliğin evdeki masaya kadar yansımasıdır.

Yükümlülük payını baştan kesmek

Her tahsilatta, para hesaba düştüğü gün belli bir oranı yükümlülük hesabına aktarıyorum. Oranı müşavirimle konuşup kendi durumuma göre belirledim; senin oranın farklı olabilir çünkü gelir dilimi, gider yapısı ve muafiyetler kişiye göre değişiyor. Önemli olan oranın kaç olduğu değil, parayı harcamadan önce ayırmak. Otomatik tasarruf mantığının aynısı: aktarım elle yapılmıyorsa yapılmıyor demektir.

Kayıt Düzenini Kurmak ve Aylık Kapanış Yapmak

İkinci kısım, sıkıcı görünen ama en çok işe yarayan kısım. Ben aylık kapanışı ayın ilk pazar sabahı, kahveyle birlikte yapıyorum. Bir saatten fazla sürmüyor.

Tek bir gelir-gider tablosu yeterli

Pahalı yazılımlarla uğraştım, sonunda basit bir tabloya döndüm. Tuttuğum kolonlar şunlar:

Fatura tarihiyle tahsilat tarihini ayrı tutmak beni birkaç kez uyardı: bir müşterinin ödemesi sürekli 60 güne sarkıyordu, tabloda görünce fiyatıma vade farkı ekledim.

Gider fişlerini biriktirme, o gün ayır

Yazılım aboneliği, alan adı, lisans, ekipman, eğitim, ofis payı, ulaşım... Bunların işle ilgili olanlarını ayrı bir klasöre atıyorum. Telefonla fişin fotoğrafını çekip bulut klasörüne yüklemek on saniye sürüyor; yıl sonunda hangi giderin belgelenebildiğini aramak ise günler alıyor. Vergi kesintileri ve indirimler konusunda en çok kaybettiğim yer, belgesi olmayan gerçek giderlerdi. Neyin gider yazılabileceğini müşavirine bir kez sor, listeyi çıkar, sonra sadece uygula.

Aylık kapanışta baktığım dört sayı

1. Tahsil edilen gelir: Kesilen fatura değil, gerçekten gelen para.
2. Bekleyen alacak: Kaç lira, kaç gündür bekliyor. 45 günü geçenlere o gün mail atıyorum.
3. Gerçek gider: İşletme giderleri ayrı, kişisel giderler ayrı.
4. Efektif saat ücreti: Ayın net kazancını fiilen çalıştığım saate bölüyorum. Bu sayı beni fiyat artışına iten tek şey oldu.

Efektif saat ücretine ilk baktığımda düşüşün sebebi düşük fiyat değil, ücretsiz revizyonlar ve teklif hazırlama süresiydi. Sözleşmeye revizyon sınırı koydum, sayı toparlandı.

Sistemi Ayakta Tutan Yardımcılar

Serbest çalışırken gelir kesintisi ihtimali maaşlı bir çalışandan yüksek. Bu yüzden acil fonumu klasik tavsiyelerin üst sınırında, altı ay civarı gider karşılığında tutuyorum; ve bu fon yükümlülük hesabından tamamen bağımsız. Kredi kartını nakit akışı kapatmak için kullanmaktan da vazgeçtim, çünkü boş bir ayı kartla geçiştirmek bir sonraki ayın maaşını yiyor.